6 konkrete greb til, hvordan du som leder reducerer digital stress

Du kender det sikkert. Teams-mødet starter, men kameraet virker ikke. Senere lukker Excel ned uden at gemme, og IT-supporten er umulig at få fat på. Imens hober ubesvarede e-mails sig op, og for at indhente det forsømte logger du på om aftenen.

Teknologi fylder stadigt mere i vores arbejdsliv. Selvom den burde gøre hverdagen nemmere, ender den ofte som kilde til frustration, og det har gjort digital stress til en ny folkesygdom på arbejdspladsen. 

Men technostress er ikke kun et individuelt problem. Det har også store konsekvenser for trivsel, effektivitet og hele arbejdspladsens samlede performance. Og er derfor også en voksende ledelsesopgave på alle niveauer i dagens organisationer.

– Digital stress er så udbredt i dag, at det rammer alle, uanset hvor i organisationen vi befinder os, og hvor teknologisk avanceret vores arbejdsplads er. Det har en enorm negativ indflydelse, og derfor er det så afgørende, at ledere får sat større fokus på, hvordan man forebygger og håndterer problemet, siger Raluca A. Stana. Sammen med Hanne Westh Nicolajsen har hun skrevet Digital stress på arbejdspladsen – en håndbog, der skal hjælpe ledere og medarbejdere med at tackle den voksende technostress.

20 procent af vores arbejdsdag går med it-bøvl

Undersøgelser viser, at vi kan bruge op til 20 procent af vores arbejdstid på at kæmpe med tekniske problemer. Og at der kun går få sekunder, før pulsen og kortisoltallet går op, når teknikken går ned. Noget, der for mange af os sker flere gange om dagen. 

Nogle gange stresser teknologien os direkte, som når computeren crasher, og når internettet er ustabilt. Andre gange rammer det indirekte, fordi vi overvældes af de digitale muligheder, de teknologiske krav og forventninger, som vi føler os forpligtede af på arbejdspladsen, men ikke kan leve op til.

– Som samfund er vi så optagede af teknologiens mange muligheder og den digitale fremtid, at vi kun fokuserer på de positive gevinster. Det gør, at mange arbejdspladser overser de negative konsekvenser. Vi har ikke blik for, hvor meget det stresser, når vi konstant skal forholde os til nye digitale værktøjer, lære at bruge dem og hele tiden ændre vores måde at arbejde og kommunikere på, siger Raluca A. Stana.

_{Raluca A. Stana}

Kig på digital stress som et kollektivt problem

Ifølge stressforskeren handler en stor del af problemet om, at vi betragter digital stress som et individuelt problem og derfor ikke ser, at det er et organisatorisk ansvar.

- Vi tror hver især, at det er os, den er gal med, når Zoom ikke virker, eller printeren strejker. Vi påtager os selv ansvaret for at løse de tekniske udfordringer, selvom de egentlig burde håndteres af IT-supporten, siger hun og peger på, at det er med til maskere, hvor meget technostressen egentlig fylder. 

- Derfor er det vigtigt, at ledere og organisationer bliver opmærksomme på, at det er et kollektivt problem, og ledere bliver klædt bedre på til at tackle den voksende stress som en fælles udfordring.

Find de særlige stressorer for din organisation 

Den opgave handler om at stille mere skarpt på, hvordan teknologien påvirker medarbejderne, og hvad det er for faktorer, der stresser. Og Raluca A. Stana opfordrer derfor ledere og organisationer til at starte med at skabe et balanceret arbejdsmiljø og en bæredygtig digital arbejdskultur.

– Som leder er det vigtigt, at du analyserer din specifikke organisation. Digital stress varierer fra organisation til organisation og afhænger af den kontekst, medarbejderne arbejder i. Find ud af, hvilke krav og normer medarbejderne føler sig forpligtede af hos jer, og hvad der på jeres arbejdsplads stresser mest, forklarer hun.

Som et eksempel peger stressforskeren på, at det sjældent er de mange ubesvarede e-mails i sig selv, der stresser os, selvom det ofte føles sådan. Problemet ligger typisk et andet sted.

– Det handler om, hvordan organisationen generelt håndterer e-mails. Skal alle sættes på cc? Hvor hurtigt skal vi svare? Det drejer sig derfor generelt om, hvilke forpligtelser medarbejderne føler, de har, og hvilke forventninger der er til brugen af teknologien? For det er der, den egentlige kilde til stress ligger.

Find de skjulte normer

I mange organisationer føler medarbejdere sig ifølge Raluca A. Stana også forpligtede af en norm om, at vi altid skal være tilgængelige, konstant lære nyt eller hele tiden være produktive. Men når teknikken svigter, og dagen slutter med følelsen af ikke at have fået ret meget fra hånden, fører det til stress.

– Start med at spørge medarbejderne direkte, hvornår de føler sig mest pressede og mindst produktive, og hvad der kan hjælpe dem af med den følelse, siger hun og forklarer, at der ofte kan gemme sig skjult arbejde eller mønstre, som man endnu ikke har opdaget.

- Det er vigtigt, at du åbner op for samtalen med medarbejderne om deres oplevelser og arbejdsrutiner, da mange af disse usagte ting først bliver synlige for dig, når I sammen får italesat dem.

Skab en sund tilgængelighedskultur

Samtidig anbefaler stressforskeren, at man som leder fokuserer på det, hun kalder arbejdspladsens tilgængelighedskultur. 

- Det skal være trygt for medarbejdere at koble fra om aftenen og i weekender uden frygt for konsekvenser. Indled derfor en dialog, hvor I bliver enige om, hvor meget teknologien må fylde, når man ikke er på arbejde., siger hun og understreger, at det også kræver handling fra lederen selv. 

- Hvis du sender mails i weekenden, så gør det klart, at ingen behøver svare før mandag. Ledere, der selv demonstrerer sunde digitale vaner og aktivt adresserer digital stress, påvirker kulturen positivt. Det handler ikke kun om at reducere pres, men også om at skabe tillid, trivsel og en bedre arbejdsbalance, siger Raluca A. Stana.

Lyt til teknologimodstanderne

En udbredt kilde til digital stress på arbejdspladsen er, at mange organisationer har overlappende systemer. Det gør det svært at overskue, hvilke systemer man skal bruge og hvornår, og skaber et komplekst arbejdsmiljø. 

- Selvom det kan virke modstridende, så skal du lytte aktivt til medarbejdernes bekymringer og deres kritik af teknologien. Vi har en tendens til at blive irriterede på dem, der brokker sig og modsætter sig ny teknologi, siger Raluca A. Stana. 

Men faktisk kan der ligge stor indsigt gemt i brokkeriet, om hvad der virker ineffektivt, eller hvad der mangler, og hvor der faktisk bliver spildt mange ressourcer. Og derfor opfordrer hun ledere til at omfavne den kritiske feedback. Også når ny teknologi indføres.

– Medarbejderne ved ofte bedst, hvad der virker og ikke virker. Det kan forhindre jer i at ende med at indkøbe systemer, der bare kommer til at samle støv og skabe forvirring, siger den digitale stressforsker.

Tag din egen iltmaske på først

Som fundament for det hele er Raluca A. Stanas sidste gode råd, at du som leder husker også at kigge indad.

- For overhovedet at kunne håndtere digital stress er det afgørende, at du først og fremmest anerkender, at du ikke kun fungerer som rollemodel. Du er også selv udsat og i risikozonen. Ledere befinder sig ofte i centrum af en strøm af e-mails, information og teknologiske krav, som hurtigt kan blive overvældende, forklarer hun.

– Derfor skal du huske at skabe et sundt og balanceret digitalt arbejdsmiljø også for dig selv. Når du selv har styr på din digitale hverdag, er du også bedre rustet til at støtte dine medarbejdere og skabe en sundere digital kultur i organisationen.