Knæk koden til det gode møde

Svedige håndflader, høj puls og bankende hjerte. Det kan beskrive din følelse i kroppen, inden du skal til et møde i dit første job som nyuddannet.

Sådan var det hvert fald for Laura Steenstrup Zeeberg, konsulent i Deloitte, inden hun skulle præsentere for en kunde for allerførste gang. Hvad nu, hvis hun ikke kunne svare på deres spørgsmål? Og hvad hvis hendes analyse og præsentation ikke var god nok? Det fortalte hun sin leder. Han understregede, at hun på ingen måde skulle vide alt og forsikrede hende om, at han ville støtte hende. Det gav Laura Steenstrup Zeeberg ro og tryghed.

Nervøsitet opstår, når du har noget på spil

Hun er nu snart to år inde i sit arbejdsliv og øvet i at gå til møder. Men det betyder ikke, at hun ikke stadig bliver spændt og tænker over, hvordan folk tager imod det, hun kommer med. Det er helt normalt, fortæller retorik-ekspert, Martin Fehr Therkildsen, sekretariatschef for talerskolen Røst, som underviser unge i at turde tage ordet i forsamlinger. Det er kun ensbetydende med, at der er noget på spil.

Herunder kan du læse Martin Fehr Therkildsens og Laura Steenstrup Zeebergs bedste råd til den gode mødeoplevelse.

Martin Fehr Therkildsen. Foto: Mathias Eis.

Laura Steenstrup Zeeberg. Foto: Esben Zøllner Olesen.

1. Find formålet med det, du skal sige

Se din mulighed for at byde ind som et trin på en formålstrappe. Det første trin er, at dit bidrag skal informere. Næste trin er, at du gerne vil have dine modtagere til at tænke på en anden måde. Det tredje trin er, at du vil ændre deres handling. Du skal overveje, hvor på trappen du stiller dig og lade dit formål styre det, du siger, og hvordan du siger det.

2. Du er ikke hovedpersonen i andres liv

Som nyuddannet kan alt virke overvældende og vigtigt, men du skal huske på, at det møde, som du skal til, ikke er det vigtigste i hele verden. Og hvis du kludrer i det, er der ikke nogen, som tænker videre over det. De fleste er allerede videre eller tænker på, hvordan de selv klarede det.

3. Vær til stede i mødet

Lad være med at falde i fælden med at tjekke mails til et møde. Det er uforskammet. Sørg for at have øjenkontakt med de andre mødedeltagere og husk at nikke og virke anerkendende og engageret, når andre snakker eller holder oplæg. Det er en let ting at gøre, og det smitter. Hvis du virker engageret, når andre taler, vil de også være det, når du taler.

4. Du kan og skal ikke være perfekt

Selvom jeg har gået til rigtig mange møder og undervist i det, bliver jeg stadig ramt af en galopperende nervøsitet, inden jeg skal tage ordet i en vigtig forsamling. Det er helt okay, at du starter med at sige højt, at du er lidt nervøs, når du tager ordet. Det er faktisk en styrke at vise, at du også er menneskelig. Det er ikke et krav til en god taler, at du er perfekt eller ikke-nervøs.

5. Formuler dig med respekt

Hvis du sidder til et møde, hvor du er uenig i noget, skal du huske altid at tage udgangspunkt i dig selv. Det handler om respekt. Det er vigtigt først at anerkende, men det er også okay at komme med sit eget indspark. Så start med: ”Jeg kan godt forstå jer…” og derefter: ”Men med min indsigt og fra mit perspektiv…” Det er vigtigt at holde det på egen banehalvdel.

1. Sørg for en god mødeinvitation

Find et passende tidspunkt i alles kalender og beskriv i indkaldelsen agendaen og formålet med mødet. Hvis der er noget, I skal drøfte, kan du vedhæfte relevant information. Hvis du modtager en mødeindkaldelse, der er mangelfuld, er det helt i orden at række ud til personen og høre, hvad din rolle til mødet er. Det viser et engagement, og at du gerne vil komme forberedt.

2. Forbered dig ordentligt

Forberedelsen er afgørende for det gode møde. Hvis du ikke kender området eller deltagerne, som du skal til møde med, er det godt at have læst op på det inden. Forbered dig også på at være en aktiv lytter, at skrive actionpoints ned og stille spørgsmål. Hvis I er flere fra samme virksomhed eller afdeling, er det en god idé at lave en forventningsafstemning: Hvem tager mødenoter og sender ud efterfølgende? Hvem præsenterer hvad? Hvem stiller hvilke spørgsmål?

3. Alles tanker og holdninger er vigtige

Uanset om de kommer fra en partner, en studentermedhjælper eller en nyuddannet. De forskellige syn er vigtige for at komme bedst i mål. Som nyuddannet var det en øjenåbner for mig, at du gerne må tale frit, og at du virkelig bliver inddraget. Hvis du er inviteret til mødet, har nogle tænkt, at du kan bidrage.

4. Ikke være for stolt til at spørge om hjælp

Hvis der er noget, som jeg er nervøs ved eller i tvivl om inden et møde, vender jeg det med mine kollegaer inden. De har prøvet det mange gange før. Du bliver spændt, fordi du vil performe, men du skal huske, at ingen ved alt. Det er ikke en popquiz, så hvis du ikke kan svare på alle spørgsmål, skriver du dem ned og vender tilbage. Det er også vigtigt, at du er ærlig, selv når noget er gået skævt. Det opbygger tillid og troværdighed, selv om det kan være svært.

5. Du må gerne udfordre præmisser og holdninger

Inden et møde afstemmer jeg med min leder, hvor meget jeg må sætte spørgsmålstegn ved. Vi skal forsøge at imødekomme kundernes ønsker, men hvis det modarbejder det, som vi er sat til, handler det om at stille nogle gode spørgsmål og spørge, om man må udfordre deres tankegang. Jeg prøver at stille spørgsmålet på en måde, så det er tydeligt, at jeg gerne vil løse opgaven, men vil sikre mig at vi har talt tingene til ende. Det kan nogle gange hjælpe til, at kunden tænker i en anden retning.