Kontakt os
Ring på 33 95 97 00
Alle hverdage kl. 9.00-16.00.
GDPR - behandling af persondata
Få vejledning og praktiske råd til, hvordan du som tillidsrepræsentant skal behandle medlemmers personoplysninger.
Sådan håndterer du personoplysninger
Herunder kan du læse Djøfs instrukser for, hvordan du skal håndtere personoplysninger, når du handler på Djøfs vegne som tillidsrepræsentant.
Du handler på Djøfs vegne, når du er valgt som tillidsrepræsentant på en overenskomst, hvor Djøf eller anden akademikerorganisation er part, eller hvis det fremgår af klubbens vedtægter, at du repræsenterer klubbens akademiske medarbejdere, og at Djøf har en instruktionsbeføjelse over for dig som tillidsrepræsentant.
Følsomme personoplysninger
Personoplysninger bliver opdelt i to kategorier: almindelige og følsomme oplysninger.
Følsomme personoplysninger er:
- fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- oplysninger om sygdom
- seksuel orientering
- racemæssig eller etnisk oprindelse
- politiske, filosofiske eller religiøse overbevisninger
- genetiske og biometriske data.
Andre personoplysninger er almindelige, fx: kontaktoplysninger, CV og lønforhold.
Det kræver som hovedregel samtykke fra den registrerede, hvis du skal behandle følsomme oplysninger. Du må derfor ikke direkte eller indirekte videregive information om, at en person er medlem af Djøf, medmindre personen har givet dig et klart samtykke. Derfor skal du huske at bruge BCC-feltet, hvis du skal sende en fællesmail ud til dine medlemmer.
Fortrolighed omkring personoplysninger
Du har tavshedspligt i dit hverv, og du må ikke videregive fortrolige personoplysninger til uvedkommende. Du skal sikre, at det kun er dig, der har adgang til de oplysninger som du modtager og behandler som tillidsrepræsentant.
Du må ikke engagere andre til at foretage behandlingen af data på dine (Djøfs) vegne, uden først at have fået tilladelse fra Djøf.
Du skal have et formål med data
Som TR må du som udgangspunkt behandle personoplysninger, der er væsentlige og nødvendige for, at du kan udføre dit TR-arbejde.
De personoplysninger som du kommer i besiddelse af som følge af dit hverv som tillidsrepræsentant, må ikke bruges til andre formål end dem, der ligger i din rolle som tillidsrepræsentant.
Du kan fx behandle personoplysninger, når du skal:
- sikre, at overenskomsten bliver overholdt
- holde klubmøder
- forhandle tillæg på vegne af dine medlemmer.
Hvis en person anmoder om at få indsigt i, hvilke data du behandler om vedkommende, skal du sende det materiale du har liggende om personen til Djøf på djoef@djoef.dk, hvorefter Djøf giver den registrerede person besked om de oplysninger, du har sendt.
Hvis en person anmoder om at få slettet sine oplysninger, skal du vurdere, om oplysningerne fortsat er nødvendige for dit hverv som tillidsrepræsentant. Hvis det ikke er tilfældet, skal du slette oplysningerne. Hvis du vurderer, at du ikke kan slette oplysningerne, så kontakt Djøf.
TR kan få oplysninger om medlemmer
Når du er TR, har du mulighed for at få adgang til personoplysninger om andre Djøf-medlemmer på din arbejdsplads. Er du TR i det offentlige, kan du fx få overblik over dine medlemmer, når du logger ind i TR Administration hos Djøf.
Log ind som TR i det offentlige
Er du TR i det private, har du kun ret til at få fremsendt oplysninger om de medlemmer, du repræsenterer, hvis det står i overenskomsten eller lokalaftale.
Din arbejdsgiver har pligt til at videregive oplysninger til dig, hvis det er en nødvendig forudsætning for, at du kan udføre dit TR-arbejde. Du kan fx modtage lønoplysninger, begrundelser for tillæg m.m. fra din arbejdsgiver.
Som TR kan du få adgang til en række oplysninger om dine medlemmer og dem du repræsenterer, fx:
- navn
- fødselsdagsdato
- uddannelsesoplysninger
- lønoplysninger
- stillingsbetegnelse
- fagforeningsmedlemskab.
Sikker opbevaring og databrud
Du skal minimum én gang om året gennemgå dine gemte personoplysninger og slette dem, du ikke længere har brug for at opbevare. Sørg derfor for, at du gemmer data med tidsangivelse, så du let kan følge op på, om det stadig er relevant at opbevare data. Du må kun gemme data, der er nødvendige for dig, så tag altid stilling, hver gang du håndterer data, om du skal bruge det igen. Hvis ikke, så slet det.
Data som du gemmer, skal du have let ved at finde frem igen, både for din egen skyld, men også så du kan finde det frem, hvis en person vil have indsigt i, hvilke data du har om vedkommende.
Udover det, skal du huske, at:
- du kun skal printe personoplysninger, hvis det er absolut nødvendigt
- opbevare printede personoplysninger i et låst skab, når du ikke bruger dem
- leve op til din arbejdsgivers regler om it, samt have et selvstændigt drev på din arbejdsgivers it-system som kun du har adgang til
- låse skærmen, når du forlader din computer
- anvende BCC-feltet, når du sender mails til flere modtagere.
Giv besked til Djøf ved databrud
Hvis du opdager, eller mistænker, at der er sket et brud på datasikkerheden, skal du straks give besked til Djøf. Det kan fx være, at din computer er blevet stjålet, at du er blevet hacket eller har videresendt personoplysninger til en forkert modtager.
Send en mail til topdesk@djoef.dk om databruddet, så kontakter vi dig for at få de nødvendige oplysninger om hændelsen.
På det offentlige arbejdsmarked har Djøf instruktionsbeføjelse over for dig som tillidsrepræsentant, og vi har dermed også dataansvaret. Det betyder, at du ikke selv bliver lagt til ansvar overfor Datatilsynet, hvis du handler inden for instruksen af Djøf.
Når du stopper som TR
Når dit hverv som tillidsrepræsentant ophører, skal du gå dine arkiver igennem og slette/makulere de personoplysninger, der ikke længere er nødvendige at gemme.
Du skal derefter overdrage eventuelle resterende oplysninger til den nye tillidsrepræsentant. Hvis der ikke kommer en ny tillidsrepræsentant og overtager efter dig, skal du som udgangspunkt slette/makulere alle de personoplysninger som du har i dit arkiv og som du har behandlet i din egenskab af tillidsrepræsentant.
Hvis du har oplysninger liggende som du vurderer fortsat er relevante, skal du sende dem til Djøf på djoef@djoef.dk.
Husk at afmelde dig som TR hos Djøf.
Login og afmeld dig som TR (offentlig sektor)
Stopper du som TR i en privat virksomhed, skal du give os besked ved at sende en mail til djoef@djoef.dk.
Ofte stillede spørgsmål fra TR om GDPR
Må jeg dele oplysninger om løn og lønforhandlinger?
Ja, det må du gerne. En tillidsrepræsentant må videregive oplysninger om løn til den gruppe ansatte som vedkommende repræsenterer. Dette gælder både løn, resultater fra forhandlinger af løntillæg og begrundelser for tildelingen af tillæg, så længe begrundelserne ikke indeholder negativt ladede udtalelser om den ansatte.
Hvis du sender en liste ud på mail med resultaterne fra de årlige lønforhandlinger, så husk at bruge BCC-feltet, så modtagerne ikke kan se, hvem der ellers modtager mailen, da du ikke indirekte må afsløre, hvem der er medlem af Djøf, da det er en følsom personoplysning. Det samme gælder, hvis listen indeholder medlemmer fra andre fagforeninger som fx IDA og DM.
Du må som udgangspunkt ikke dele lønoplysninger om medlemmer fra andre overenskomstområder.
Må jeg sende fællesmails ud om klubmøder, referater mv?
Ja, du må gerne indkalde dine medlemmer til klubmøder, generalforsamling mv. på mail. Når du sender en mail ud til flere medlemmer, så husk, at du ikke må afsløre medlemskab af en fagforening til andre, så du skal indsætte modtagernes e-mailadresser i BCC-feltet.
Hvis der er navne i referatet fra deltagere på mødet, skal du enten slette dem, eller have klart samtykke fra de pågældende om, at de gerne vil fremgå af referatet, da det afslører deres fagforeningsmedlemskab.
Du bør altid skrive ”TR-hverv - fortroligt” i emnefeltet, når du sender en mail, der relaterer sig til dit tillidshverv.
Må jeg sende kalenderinvitationer i Outlook til medlemmer?
Du må gerne sende kalenderinvitationer ud til klubbens medlemmer, men medlemmerne må ikke fremgå af invitationen.
Bruger du Outlook, kan du ikke sende invitationen med BCC-felt.
Her kommer en lille guide til, hvordan du kan invitere folk:
1. Opret en ny privat mødeindkaldelse og vælg ’Planlægningsassistent’ og ’Til…’
2. Herefter finder du personerne, du vil sende til, men i stedet for at tilføje i feltet ’Nødvendig’, skal du tilføje personerne som ’Ressourcer’. Du kan også kopiere eller skrive mailadresser direkte ind i feltet ’Ressourcer’, hvis det er personer, der ikke findes i dit adressekartotek.
3. I svarindstillingerne skal du sørge for at fjerne fluebenene under "Deltagere/Svarindstillinger".
4. Herefter klikker du ’OK’, og går tilbage til forrige faneblad ’Møde' og udfylder mødeindkaldelsen som du normalt ville. Det er dog vigtigt at slette adresserne/personerne fra feltet ’Sted’, da det vil afsløre, hvem der har modtaget mødeindkaldelsen.
Må jeg sende en mail med fortrolige oplysninger?
Når du skal sende en mail, der indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger som fx fagforeningsmedlemskab, CV med CPR-nummer eller helbredsoplysninger skal oplysningerne krypteres.
Der er flere måder at kryptere oplysningerne på. Du kan fx kryptere dokumenter og aftale en adgangskode med modtageren, så andre ikke kan få adgang til indholdet.
Du kan læse mere om personoplysninger i e-mails hos Datatilsynet
Må jeg behandle oplysninger om ikke-medlemmer?
Ja, det må du gerne, så længe oplysningerne er relevante og nødvendige for dit arbejde som tillidsrepræsentant.
Det kan fx være i forbindelse med lønforhandlinger på din arbejdsplads.
Må jeg dele oplysninger om IDA-medlem med Djøf?
Nej, det må du ikke. Som fællestillidsrepræsentant må du ikke videregive oplysninger om medlemmer af andre fagforeninger til Djøf, medmindre medlemmet har givet klart samtykke til dette.