Ved planlægning og iværksættelse af hjemmearbejde er det en fordel, at ledelsen og medarbejderne samarbejder med henblik på at finde en fælles forståelse og på forhånd drøfte potentielle udfordringer.
Hjemmearbejde er i kølvandet på corona blevet udbredt. For nogen har det været en positiv oplevelse at kunne varetage mange opgaver hjemmefra, mens andre har savnet det kollegiale fællesskab eller har fysiske gener efter at have arbejdet længe i uhensigtsmæssige arbejdsstillinger.
Erfaringerne viser, at hjemmearbejde kan sammenkædes med øget jobtilfredshed og øget fastholdelse på arbejdspladsen, og at nogle kan bruge fleksibiliteten til at planlægge arbejdslivet og privatlivet hensigtsmæssigt. Omvendt kan hjemmearbejde gøre det sværere at sætte grænser mellem arbejde og privatliv.
For at sikre en fælles forståelse og imødegå eventuelle udfordringer, kan det være en fordel, at du i samarbejde med ledelsen udarbejder en personalepolitik, der på overordnet niveau definerer rammerne for hjemmearbejde.
14 emner til personalepolitikken
- Definition og målgruppe
Hvordan defineres hjemmearbejde og hvilke medarbejdergrupper har mulighed herfor? Rammerne og mulighederne kan være variere for forskellige funktioner og alt efter hvilke opgaver der arbejdes med, hvilket det kan være hensigtsmæssigt at tage hensyn til.
- Iværksættelse af hjemmearbejde
Hvilke vilkår er centralt bestemt i virksomhedspolitikken, og hvilke fastlægges i det konkrete tilfælde. Ved en konkret drøftelse af hjemmearbejde, er det så nærmeste chef, HR eller andre det skal drøftes med?
- Vilkår for undtagelser
Der kan være mange grunde til, at det enten for arbejdsgiver eller medarbejder kan være nødvendigt at ændre planlægning, så arbejdet skal varetages på arbejdsgivers adresse, hvor det ellers var planlagt at man skulle arbejde hjemmefra eller omvendt. I sådanne tilfælde er det en god ide at have aftalt forinden, fx om medarbejderen har adgang til sin faste arbejdsplads, eller den bruges af andre på hjemmearbejdsdagene, samt hvordan og hvornår medarbejder og leder giver besked til hinanden, når planerne ændres.
- Arbejdsmiljøet ved hjemmearbejde
Hvordan arbejdes der med overholdelsen af arbejdsmiljølovgivningen på hjemmearbejdspladsen? Arbejdsmiljølovgivningen gælder som hovedregel også ved hjemmearbejde, men der er enkelte undtagelser i lovgivningen vedr. skærmarbejdspladser. Arbejdsgiver har ansvaret for, at arbejdsmiljøloven overholdes og medarbejderen har ansvar for at medvirke hertil. Ved hjemmearbejde skal både medarbejder og arbejdsgiver have fokus på hjemmearbejdets konsekvenser for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø.
- Trivsel og samarbejdskultur
Hvordan arbejdes der med at sikre god ledelse, trivsel og samarbejde på arbejdspladsen, og hvordan sikres der sammenhængskraft og videndeling mellem de fremmødte og de hjemmearbejdende?
- Tilgængelighed ved hjemmearbejde
Inden for hvilket tidsrum forventes medarbejderne at være tilgængelige? Kan arbejdet fx placeres med en lang frokost, mod at man arbejder om aftenen? Er der dage, hvor alle medarbejdere skal møde på arbejdsgivers adresse? Kan man bruge kalender, telefonsystem eller andet, til at vise tilgængelighed?
- Transport på hjemmearbejdsdage
Medarbejdere kan få behov for at deltage i fysiske møder enten på arbejdspladsen eller andre steder på ellers planlagte hjemmearbejdsdage. Der kan med fordel aftales håndtering af rejsetid og eventuel transportgodtgørelse, når medarbejderen kører ud hjemmefra i stedet for fra det normale arbejdssted.
- Tidsregistrering, sygdom og andet fravær ved hjemmearbejde
Det kan med fordel fremgå af virksomhedspolitikken, hvis der er særlige regler for tidsregistrering af hjemmearbejde, og hvordan sygdom og andet fravær meldes til arbejdsgiver, hvor der arbejdes hjemmefra.
- Økonomien ved hjemmearbejde
Hvilke økonomiske forholdsregler gælder ved hjemmearbejdet? Arbejdsgiver skal i udgangspunktet betale for det nødvendige udstyr for arbejdets udførelse og hjemmearbejdspladsens overholdelse af relevant lovgivning. Kan der være mulighed for en bruttolønsordning, hvor kontorudstyr (ud over det lovgivningsmæssige) kan tilkøbes via arbejdet, i det omfang arbejdsgiver ikke stiller det til rådighed?
- Udstyr på hjemmearbejdspladsen
Ud fra hvilke principper kan medarbejderne modtage udstyr til opgavevaretagelsen udover det lovpligtige minimum. Kan nogle medarbejdere eksempelvis modtage en ekstra skærm, webkamera eller hæve-sænkebord hvis arbejdet/helbredet kræver dette?
- Forsikringsforhold ved hjemmearbejde
Ved hjemmearbejde er der flere forsikringsmæssige forhold, der er anderledes end når arbejdet udføres på arbejdspladsen, og som det kan være vigtigt at afklare. Den lovpligtige arbejdsskadeforsikring omfatter også personer, der udfører arbejde fra deres bopæl. Ved hjemmearbejde er der dog ikke den samme formodning om, at en evt. ulykke skyldes arbejdet eller de forhold, det foregik under, som når arbejdet sker på arbejdsgiverens virksomhed. Der stilles derfor krav om, at der kan sandsynliggøres en årsagsforbindelse mellem ulykken og beskæftigelsen. Det afgørende er at afveje de forhold, den tilskadekomne selv har haft indflydelse på over for de forhold, arbejdsgiveren har ansvaret for.
Det kan derfor være nyttigt at oplyse om forsikringsforholdene ved hjemmearbejde samt i hvilket omfang, der gælder særlige forsikringsforhold.
- IT- og datasikkerhed
Hvilke hensyn og forholdsregler skal medarbejderen tage for at opretholde IT- og datasikkerheden ved hjemmearbejde?
- Ergonomisk variation og bevægelse i løbet af dagen
Det kan være en god ide at vejlede om vigtigheden af ergonomisk variation i arbejdsstillingerne og mulighederne for træningsøvelser i hjemmet for at undgå ergonomiske gener.
- Evaluering og opfølgning
Hvordan evalueres og følges der op på virksomhedspolitikken?