Arbejdspres i staten

Det første skridt du skal tage, er at identificere, hvad der skaber arbejdspres for dig. Hvis du har brug for inspiration til at starte identificeringsprocessen, kan du se nogle af de temaer vores medlemmer giver udtryk for presser dem:

• For lidt tid til for mange opgaver.
• For mange forstyrrelser, så du ikke kan nå dine opgaver.
• En chef eller kollega der ikke kan eller vil lytte til dine behov.
• Dit privatliv invaderes af arbejde på alle tider af døgnet.
• Mangel på prioritering der gør det uklart for dig, hvor du skal bruge din tid og kompetencer.
• Du er uenig i prioriteringerne og retningen i kontoret.
• Mangel på sparring og kollegial kontakt.

Når du har fundet udgangspunktet eller -punkterne til problemet, kan du nemmere undersøge løsningerne.

Snak om problemet

Uanset hvad der skaber arbejdspresset, kan det være rart og til stor hjælp for dig at tale med andre om problemet. Det kunne fx være din tillidsrepræsentant, os i Djøf, en god kollega eller din partner. Det er bare vigtigt, at du tager fat i en person, der har tid og overskud til at lytte nysgerrigt og åbent til dine tanker og oplevelser af problemet.

Det næste skridt er at finde noget, du kan justere på i dit arbejdsliv, så arbejdspresset begrænses. Det kan fremstå som en umulig opgave og måske en, du allerede har forsøgt at løse. Men der er ofte noget at skrue på. Her kan du søge inspiration til nogle tiltag, du kan implementere for at begrænse arbejdspresset:

Planlæg og prioritér

Gå din portefølje igennem med et kritisk blik. Kategorisér opgaverne efter vigtighed, og lad det være et mål at parkere opgaver i en periode, så du får mere tid nu. Der sniger sig nogle gange opgaver ind, der ikke er så vigtige, og de kan med fordel udskydes.

Forberedelse til prioriteringssamtalen

Delegér dine opgaver og dit ansvar

Overvej om en eller flere af dine opgaver eller ansvarsområder kan løftes af andre. Måske sidder du med noget, der ikke passer til det, du er god eller ansat til. Til gengæld sidder der måske en kollega i eller uden for kontoret, der gerne vil overtage opgaven. Og så passer puslespillet.

Forventningsafstem med din chef

Fortæl din chef, hvor travlt du har. Og hvordan det rammer dig på leverancerne. Vis hende, hvordan du vil prioritere dine opgaver, så de matcher prioriteringerne og kerneopgaven i kontoret. Informér om, hvad du lader ligge. Og hvad du nøjes med at levere mindre godt. Det er vigtigt, at du holder din chef med i loopet på dine prioriteringer, især hvis du er i tvivl om dem.

Gør noget godt for dig selv

Alle mennesker har behov for pauser i løbet af arbejdsdagen og ikke mindst at holde helt fri fra arbejdet. Hvis det er svært for dig at gøre begge dele, så kan det hjælpe at sætte pauserne og fritiden i system. Læg begge dele ind i din kalender. Lav aftaler om din tilgængelighed og sluk fx din arbejdstelefon. Hold fri, når du holder fri.

Og husk at få plads til gode ting, når du ikke arbejder.

Det er svært at sige fra på jobbet. Både fordi du vil levere et godt stykke arbejde, men i særdeleshed fordi kontoret er presset, og du ikke vil tilføje endnu mere arbejde til dine kolleger.

Men det er først, når du og dine kolleger siger fra, at ledelsen, organisationen og systemet forstår, at der skal prioriteres, og at forventningerne skal kalibreres.

Overordnet set er det vigtigt, at du er konsekvent, når du siger fra på jobbet. Det gør det nemmere for dine omgivelser at kende dine grænser. Her er tre metoder, du kan benytte til at sige fra på jobbet:

Køb dig tid

Når du får stillet en opgave af en person, så er det vigtigt, at du lytter til alt, hvad personen har at sige. Når opgaven er beskrevet, så fortæl personen, at du ikke har tid lige nu. Du må gerne præcisere, hvorfor du ikke har tid nu. Det er til gengæld vigtigt, at du formidler, at du overvejer opgavetilbuddet, og at du vender tilbage angående opgaven på et aftalt tidspunkt.

Det giver dig tid til at finde på en god løsning. Du får også mulighed for at lave en konsekvensberegning af, hvad der sker, hvis du ikke tager imod opgaven.

Forventningsafstemning

I stedet for at acceptere en opgave med det samme, så kan du være med til at forme rammerne for opgaven. På den måde siger du fra til et opgavedesign eller en deadline, der tidligere ville skabe et arbejdspres for dig. Du kan benytte dig af forventningsafstemning ved at stille spørgsmål til opgaven, fx:

• Hvor vigtig er opgaven?
• Hvornår skal den være færdig?
• Er der andre, der lige så godt som dig, kan tage opgaven?
• Hvem kan hjælpe dig med forskellige elementer af opgaven?

Med hvert spørgsmål og svar påvirker du opgaverammen en lille smule, og derved ender aftalen i lidt højere grad som et kompromis, hvor dine behov også er indtænkt.

Stå fast, når det er nødvendigt

Det er vigtigt, at du øver dig på at sige fra, og står ved det. Når du siger fra, skal du klart formidle til din chef, hvornår du mener opgaven realistisk kan leveres, og hvilke ressourcer den vil kræve fra dig, Du kan også insistere på, at en anden opgave skal fjernes eller flyttes, hvis du skal have mulighed for at levere på den nye opgave.

Du kan altid ringe eller skrive til os. Vores rådgivere står klar til at tale med dig om lige præcis den situation, du befinder dig i.

Vi kan hjælpe dig med at identificere, hvad der skaber arbejdspres og måske komme med et bud på en løsning.

Du kan ringe til os på 33 95 97 00 eller skrive til os på djoef@djoef.dk

Tag fat i din tillidsrepræsentant

Har du behov for sparring om arbejdspresset hos, så tag fat i din tillidsrepræsentant. Du kan også bede din tillidsrepræsentant om at arrangere et møde med klubben eller afdelingen, hvor fælles problemstillinger bliver drøftet. Er du i tvivl om, hvem din tillidsrepræsentant er, så kan du altid ringe til os  – så oplyser vi dig, hvem du skal kontakte.

Har I ikke en tillidsrepræsentant, kan du altid kontakte os, så kan vi sammen finde en løsning på problemerne. Men måske skal I også overveje at danne en klub med en tillidsrepræsentant hos jer. Med en tillidsrepræsentant får I et talerør overfor ledelsen, der kan adressere jeres fællesproblematikker. Vi står klar til at hjælpe jer med at danne en klub.

Sådan danner I en klub

Du har helt sikkert oplevet at stå i en sag om arbejdspres, der er gået i hårdknude. Ledelsen synes du presser for meget. Klubben efterspørger mere konkret handling fra dig. Det er en svær situation at stå i, og nogle gange er dine handlemuligheder som individ begrænsede.

Men når du inddrages i sager om for højt arbejdspres, er det vigtigt, at du skaber dig et overblik over problemets omfang, og hvad der er årsagen til problemet.

Forstå problemet

Det er din klub, der har fingeren på pulsen og problemerne, og de kan give dig et konkret indblik i deres udfordringer. Vi anbefaler, at du indkalder til møde i klubben eller enheden lige så snart, du bliver opmærksom på, at arbejdspresset er for højt. Formålet med mødet er at skabe klarhed, om arbejdspresset:

• er for højt for alle i afdelingen eller om det rammer skævt
• skyldes andre forhold end opgavemængden.

Det er kun godt, hvis I bliver så konkrete som muligt på, hvilke udfordringer der er størst, og hvad der skaber dem. I kan fx præcisere, om problemet skyldes urealistiske deadlines eller uforudsigelig og manglende inddragelse. Til mødet har du også mulighed for at undersøge, hvad klubbens forventninger er til dig. Det er vigtigt, da det er din chance for at vurdere, om du kan indfri forventningerne eller om de skal løses af andre end dig.

Inddrag os

Når du har skabt dig et overblik over problemets omfang, så anbefaler vi, at du rækker ud til din faste kontaktperson i Djøf. Sammen kan I lægge en plan for, hvordan du skal handle i forhold til problemstillingen. Afhængig af dit og klubbens behov kan kontaktpersonen både deltage i et klubmøde eller deltage i drøftelsen med HR.

Når du skal adressere problemet overfor ledelsen, er din gennemslagskraft større, hvis du kan bakke dine og klubbens udsagn op med data. Derfor er det en god idé at spørge HR om oplysninger som:

• trivselsmålinger
• data om sygemeldinger
• konklusioner fra fratrædelsesinterviews
• tal på medarbejderomsætningen
• oplysninger om dine medlemmers tidsregistrering.

Med et stærkt datagrundlag står du stærkere, når løsningsforslagene skal drøftes.

Afhængig af problemet på jeres arbejdsplads er der en række konkrete handlemuligheder, der kan begrænse arbejdspresset hos jer. Vi har samlet fire af dem, som du kan blive inspireret af:

Tal om fleksibilitet og arbejdstidshåndtering

Er arbejdspresset så højt, at det resulterer i sygemeldinger og stresssymptomer skal der gøres noget med arbejdstiden på kort sigt. Du kan fx bede ledelsen om at skære opgaver til, så opgavemængden svarer til den tilgængelige tid.

Når der er lagt en akut plan, kan I se på arbejdstiden på længere sigt. Har I en lokal arbejdstidsaftale og fungerer den efter hensigten? Overvej om I skal genforhandle den, eller indgå én hvis I ikke allerede har den. Måske skal jeres lokale arbejdstidsaftale være en bredere aftale, der giver reel fleksibilitet, ret til hjemmearbejde og rammer for, hvornår medlemmerne skal stå til rådighed.

Inddrag eksperthjælp

Vi vil gerne deltage i jeres klubmøder, hvor vi kan give råd og vejledning om arbejdspreshåndtering. Du kan tage fat i din kontaktperson hos Djøf, og så kan I sammen planlægge et klubmødebesøg. I SU kan I også invitere Samarbejdssekretariatet til drøftelser om det gode lokale samarbejde i SU.

Læs om Samarbejdssekretariatet

Indgå en aftale om telefonpolitik

Det kan være en god idé at indgå en aftale i SU om telefonpolitik, der begrænser, hvornår klubbens medlemmer skal være tilgængelige. Det giver mening at indføre, hvis der er en tendens til, at der kommer hastesager på alle tider af døgnet, og en kultur for at medlemmerne skal være tilgængelige til at løse sagerne.

Brug overenskomstens muligheder

Benyt jer af overenskomstens muligheder for fx plustid og 39-11 ordninger, så medlemmernes ret til restitution samt deltid sikres. I den forbindelse er det vigtigt, at du opfordrer medlemmerne til at tidsregistrere den reelle arbejdstid. På den måde sikrer du et korrekt datagrundlag til dine drøftelser på cheferne.

Se vores anbefalinger til fleksibilitet, og vurdér, om I bør benytte jer af overenskomstens muligheder.

Læs vores guide til fleksibilitet

Når du har skabt dig et overblik over situationen på din arbejdsplads, er det tid til at italesætte problemerne og løsningsforslagne i rette organer.

Brug HR og SU

Du kan bruge HR som sparringspartner, hvis problemet skyldes relationelle udfordringer eller hvis arbejdspresset er snævert forbundet til et kontors arbejdsmetoder. Det kan være en god måde at gøre opmærksom på klubbens udfordring med arbejdsmiljøet.

Er problemet derimod et udtryk for en generel tendens på jeres arbejdsplads, kan du bede om at problematikken drøftes i SU. Du har mulighed for at foreslå, at der afholdes et ekstraordinært SU-møde, hvor problemet drøftes.

Det kan også betale sig for dig at tale med chefen for den afdeling, der oplever problemet. Nogle gange kan lederen ændre nogle processer eller sige nej til flere opgaver, så medarbejderne kan få lidt mere luft i arbejdsdagen.

Du kan også overveje at tale med dine tillidsrepræsentantkolleger fra andre organisationer. I kan lægge en fælles strategi for alle jeres medlemmer på tværs af fagorganisatoriske skæl.

De problemer med arbejdspres, som du og dine medlemmer oplever, er måske blevet en del af hverdagen. Men det bør de ikke være, og løsningerne er ofte komplekse og ressourcekrævende. Hvis du har brug for en sparringspartner, der kan give dig råd og vejledning kan du altid tage fat i din faste kontaktperson hos os i Djøf.

Sammen kan I planlægge indsatsen for at komme det høje arbejdspres til livs. Fx ved at

• afholde klubmøder, hvor vi kommer ud, og taler med klubben om arbejdspreshåndtering
• klæde dig på til en drøftelse med HR eller deltage i samtalen ud fra en konkret vurdering
• bistå dig i rådgivning om fx vilkår og arbejdstilsynets praksis
• hjælpe dig med at skære din opgave til, så det fortsat er sjovt og givende at være tillidsrepræsentant.

Hvis du har behov for mere konkrete tillidsrepræsentantværktøjer eller at sparre med dine tillidsrepræsentantkolleger, så kan du deltage i vores kurser til tillidsrepræsentanter.

Se de tilgængelige tillidsrepræsentantkurser

Du har et stort ansvar for at sikre dine medarbejderes trivsel. Med et arbejdspres, som på nogle arbejdspladser er for stort, som den overordnede trivselsudfordring er første skridt at identificere, hvem der er påvirket af arbejdspresset. Det kan være svært, for de enkelte medarbejdere reagerer ofte forskelligt på arbejdspres. Og de medarbejdere der oplever arbejdspres, har måske ikke overskud til at tale med dig om, at de har alt for travlt. Det kan opleves som et nederlag og måske ender det med at tilføje mere arbejde til deres kolleger.

Her er tre forslag, du kan benytte til at vurdere, om dine medarbejdere er påvirket af et for stort arbejdspres:

Tal sammen i afdelingen om arbejdspres

Det er en rigtig god idé at tale åbent om arbejdspresset i afdelingen. Hvis du har behov for hjælp til at starte eller facilitere den samtale, kan du få hjælp af HR. Du kan bruge samtalerne til at identificere, hvad der udløser arbejdspres og høre, hvordan det opleves af den enkelte medarbejder – samtidig får du måske inputs til, hvad du kan gøre for at begrænse det.

Tal med tillidsrepræsentanten

Meget ofte har tillidsrepræsentanten viden om, hvordan dine medarbejdere har det. Derfor kan tillidsrepræsentanten ofte hjælpe dig med at tage temperaturen mere overordnet hos dine medarbejdere.

Benyt trivselsmålinger

En af de mest direkte måder til at vurdere om dine medarbejdere oplever et for højt arbejdspres, er trivselsmålinger. Udover at I får taget temperaturen på afdelingens trivsel, så får du også mulighed for at snakke med dine medarbejdere om fx arbejdspres, når I evaluerer trivselsmålingen. Hvis du gerne vil have mere data end den årlige trivselsmåling, kan du tage initiativ til en mini-trivselsmåling. Så får du et aktuelt billede af, om nogle medarbejdere oplever arbejdspres.

Hvis din vurdering er, at dine medarbejdere er påvirket af arbejdspres er der forskellige ting, som du kan gribe fat i for at håndtere det.

Som leder eller chef er det vigtigt, at du understreger, at løsningen på det høje arbejdspres ikke er den enkelte medarbejders ansvar. Det er et strukturelt problem på arbejdspladsen , som skal løses der.

Det er også vigtigt, at du går til din egen chef og fortæller om problemet. Det kan være, at der er nogle opgaver, der kan udsættes både på kort og længere sigt for at skabe noget luft til dine medarbejdere – og her er din nærmeste chef en vigtig beslutningstager og sparringspartner for dig.

Det kan også være, at din afdeling kan få hjælp fra andre afdelinger eller eksterne konsulenter til at løse nogle af jeres opgaver.

Du skal også være opmærksom på, at de enkelte medarbejdere kan have behov for konkret og individuel hjælp, fx psykologbistand. Tal med de enkelte medarbejdere om, hvad de har behov for, og find sammen med HR ud af, hvad jeres arbejdsplads tilbyder ansatte, der har stress.

I Djøf hører vi om ledere og chefer i staten, der er under et markant arbejdspres. De beskriver følgende temaer som noget af det, der gør det svært:

• For kort tid til alt for mange opgaver.
• Mange forstyrrelser i løbet af arbejdsdagen.
• Mine medarbejdere er påvirkede af arbejdspresset – så du må selv tage over på en del af opgaverne.
• Begrænset tid til personaleledelse.
• Overordnede chefer der er svære at træffe, og som ikke har tid eller overskud til at lytte til mig.
• Et privatliv der udfordres  af arbejdspresset.
• Det er svært at prioritere, og der er for få ressourcer.

Kan du genkende nogle af de her temaer hos dig selv?

Hvis du kan, så er du en blandt flere. Arbejdspresset i staten er et strukturelt problem. Et problem som vi er interesseret i at finde en løsning på.

Men du kan gøre nogle ting for at hjælpe dig selv. Vi anbefaler, at du taler om din situation med andre. Det kan være en fortrolig person i organisationen eller en i dit netværk, der kan forstå din situation. Det kan også være os i Djøf eller din partner.

Formålet med at tale med andre skal være at finde ud af, hvad der konkret skaber arbejdspres for dig og hvordan det påvirker dig. Når du ved det, er det nemmere at finde en løsning på problemet.

Tal med din chef

Selvom du normalt kan arbejde dig ud af store mængder af opgaver, så må du må ikke tro, at det i længden er en holdbar løsning. I mange tilfælde bliver arbejdsopgaverne, du snart lukker, afløst af nye forventninger og flere arbejdsopgaver ovenfra.

Derfor er det også vigtigt, at du taler med din nærmeste chef om det arbejdspres, du oplever. Vær åben, synliggør og diskutér dine prioriteringer med chefen – og få din chefs bud på, hvad der konkret gøres.

Hvis din afdeling får tildelt flere opgaver, så spørg ind til, hvilke opgaver, der skal droppes eller udskydes og gør det synligt, at arbejdspres også påvirker din trivsel negativt.

Når arbejdspresset er højt, kan det være svært at holde overblikket og have fornemmelsen af at være i kontrol. Derfor har vi samlet nogle idéer til, hvad du kan gøre for at genfinde begge dele.

Planlæg og prioritér

Det er en god idé, at du giver dig selv tid til at planlægge og prioritere. Der dukker ofte opgaver op, der kan nedprioriteres eller opgavefrister der kan udskydes. Og måske kan du finde opgaver, der kan uddelegeres til andre.

Skab tid til personaleledelse

En af de ting der kan være svært at få tid til, når arbejdspresset er højt, er personaleledelse. Men det er vigtigt både for dine medarbejdere og for dig selv som leder, at du er nærværende i din personaleledelse. Det vil også hjælpe på dit overblik over afdelingen.

Afstem forventninger

Når du taler med din nærmeste chef, så vær åben om, hvordan arbejdspresset påvirker dig. Det er også en god indgangsvinkel til at synliggøre og diskutere dine prioriteringer med chefen. Få din chefs bud på, om opgaver kan tages ud af porteføljen, eller om I kan få ekstra ressourcer eller hjælp udefra til nogle af opgaverne.

Pas på dig selv

Det er vigtigt at huske på, at du som leder også er medarbejder. Det betyder, at du også har krav på et trygt, sundt og sikkert arbejdsmiljø, hvor du kan sige fra, inden du når din grænse.

Så husk, at passe på dig selv. Reagér på fysiske eller mentale stress-symptomer. Du kan få rådgivning af os eller hos dit pensionsselskabs trivsels-linje. Typisk vil din arbejdsplads også have en psykologordning, som du kan benytte.

Hvis du oplever fysiske stresssymptomer hos dig selv, er det vigtigt, at du tager det alvorligt. Du kan benytte dig af arbejdspladsens psykologordning eller kontakte dit pensionsselskab, der også tilbyder stress-rådgivning.

Du kan også kontakte til os.

Vores rådgivere står klar til at tale om de ting, der skaber arbejdspres for dine medarbejdere, og måske finde en løsning på nogen af dem. Vi vil også gerne rådgive dig, hvis du har brug for at tale om dit eget arbejdspres, og hvordan det kan begrænses.

Du kan ringe til os på 33 95 97 00 eller skrive til os på djoef@djoef.dk.